LSOP согласование комплементарных номеров

Регламент по предоставлению комплементарных номеров.

1. Основные понятия

   1. АСУ Опера – Автоматизированная Система Управления Опера. Специализированное программное обеспечение (далее ПО) для управления номерным фондом в отеле.

   2. Бизнес процесс в Битрикс24 – это специализированный функционал в ПО Битрикс24 (далее битрикс), который автоматизирует типовые операции внутри компании.

   3. Fam trip - это бесплатная или льготная поездка, которая предлагается в основном туроператорам или туристическим агентствам для того, чтобы они могли познакомиться с определенным направлением и, таким образом, получить инструменты для его продвижения и рекламы.

   4. Автор – человек запустивший бизнес процесс.

2. Общая информация

   1. Цель регламента

      1. Определить порядок согласования и создания комплементарных броней в АСУ Опера

   2. Должностные лица, имеющие право согласования комплементарного проживания, определяются тарифной политикой компании.

   3. Все комплементарные номера, за исключением fam trip, должны быть согласованы через бизнес процесс в Битрикс24.

   4. При необходимости согласовать номер, необходимо открыть битрикс24, перейти на вкладку Новости (расположение вкладки может отличаться у разных пользователей)
   5. Далее влкдка «Еще» -> «Процесы» -> «Согласование комплементарного номера»
   6. После этого появится карточка, в которой необходимо заполнить информацию по периоду проживания, категории номера, количеству человек и причине предоставления комплементарного номера.

   7. Все поля в карточке (за исключением поля «Дополнительные комментарии») являются обязательными к заполнению.

   8. После запуска, процесс согласования проходит через:

      1. Генерального менеджера.

      2. Заместителя генерального директора по управлению доходами.

   9. В случае успешного согласования, бизнес процесс ставит задачу в битрикс24 старшему менеджеру по бронированию на создание комплементарной брони.

   10. Старший менеджер по бронированию, получив задачу (на момент выполнения задачи, бизнес процесс ставится на паузу), создает комплементарное бронирование, согласно данным в задаче (информация о необходимости создать бронь дублируется также на почту).

   11. При создании брони, в обязательном порядке указывается уникальный CRS номер, который автоматически присваивается каждой заявке при запуске бизнес процесса.

   12. Аудитор по доходам, в любой момент может проверить любую комплементарную бронь на соответствие заявке в бизнес процессе битрикс24, сопоставляя бронь и заявку по CRS номеру.

   13. После создания бронирования, старший менеджер по бронированию завершает задачу в битрикс24.

   14. После этого, автор получает уведомление о том, что номер согласован и бронирование сделано.

   15. В случае если номер не согласован, автор также получает соответствующее уведомление.

3. Согласование сертификатов (проживание или доп услуги).

   1. Как и бесплатные номера, заявка на сертификат подается через бизнес-процесс, путем выбора соответствующего сегмента «сертификат»
   2. При выборе поля согласовании сертификатов, обязательным к заполнению становится и поле «тип сертификата» располагающееся в конце списка
   3. Также, для сертификатов в «категории номера» можно выбирать «Дополнительные услуги», тип услуг, как и все прочие детали, необходимые для согласования, нужно указывать в поле «Дополнительные комментарии».
   4. В остальном, согласование сертификата не отличается от согласования бесплатного номера.

   5. После завершения процесса согласования, заявка попадает в отдел бронирования, который вносит заявку в реестр сертификатов, расположенный S:\SalesDep\Common\2. RESERVATIONS\Реестр сертификатов.xlsx

   6. Изменения в реестр могут вносить только сотрудники отдела бронирования, руководитель отдела бронирования, старший менеджер отдела бронирования и менеджеры отдела бронирования.

   7. В обязательном порядке заполняются поля:

      1. «Компания/индивидуальный гость» - В поле указывается для кого выдается сертификат.

      2. «Условия продажи/бартера» - указываются условия предоставления сертификата

      3. «Департамент: СПиР, ЦЗ, Маркетинг» - кто подал заявку на согласование сертификата

      4. «Общая сумма» - если сертификат дается на определенную услугу или номер в указанный промежуток времени, то поле можно оставить пустым.

      5. «Номер сертификата»- проставляется автоматически.

      6. «Тип номера, вид услуги» - Указываем категорию номера или услуги, на которые можно использовать сертификат.

      7. «Дата продажи сертификата» - дата согласования предоставления сертификата в битриксе.

      8. «Срок окончания сертификата» - «Дата выезда \ период действия сертификата» в заявке битрикса.

      9. «CRS» - «CRS» номер в заявке в битриксе.

      10. «Комментарии» - прочие необходимые комментарии.

      11. «Погашен» - если гость использовал сертификат, необходимо внести соответствующую отметку.

      12. «Дата погашения» - дата, когда гость использовал сертификат. Если это проживание, то отметка ставится только после заезда гостя.

      13. «Истек срок»- автоматическое поле, указывающее на то, что срок действия сертификата истек.

      14. Далее, сотрудник отдела бронирования указывает номер сертификата в комментарий задачи о выдаче сертификата и завершает задачу в битрикс.

      15. Инициатор, получив номер сертификата, самостоятельно заполняет сертификат и указывает номер, полученный в процессе задачи о согласовании.

      16. Шаблон сертификата располагается на общем диске S - S:\_Common\1. Сертификаты

   8. Бронирование номеров по сертификату возможно только через отдел бронирования.

   9. При поступлении запроса на бронь, сотрудник отдела бронирования уточняет у гостя номер сертификата и сверяет его с реестром на предмет срока годности – не должен превышать, запрашиваемого периода, и отметки «Погашено» - должно стоять «Нет».

   10. При заезде гостя по сертификату, сотрудник службы приема и размещения, передает информацию о заезде в отдел бронирования посредством электронной почты. При этом, в обязательном порядке указывает номер сертификата, по которому заехал гость.

   11. Если сертификат использовался для приобретения доп услуг, действия аналогичны пункту 3.8. Сотрудник, отпустивший услугу, сообщает номер сертификата в отдел бронирования, посредством электронной почты.

   12. Сотрудник отдела бронирования, получив письмо об использовании сертификата, вносит соответствующее изменение в поле «Погашен» и указывает дату погашения.